Réaffecter un document

Dans le processus de traitement d’un document, il est possible de changer l’assignation de celui-ci. Donc, si un document cheminant dans un flux de travail doit​​ d’être assigné à un utilisateur différent que celui prévu, il est possible de le faire. Il existe deux façons d’accéder à la fenêtre « Réaffectation de documents » :

La première façon de faire est à partir du panier de travail :

  • Cocher le ou les documents qui doivent être réaffectés.

  • Cliquer sur le bouton « Réaffecter »

 

La deuxième façon de faire est à partir de la fenêtre d’édition du document.​​ Pour accéder à la fenêtre d’édition du document, il suffit de cliquer sur la ligne du document dans le panier​​ de travail et la fenêtre suivante s’ouvre :

  • Cliquer sur le bouton avec les trois petits points

  • Cliquer sur « Réaffecter »

 

Lorsque l’action de réaffecter un document est sélectionnée, la fenêtre suivante s’ouvre :​​ 

  • Réaffecter des utilisateurs : Lors de​​ la réaffectation d’utilisateurs, vous pouvez choisir qui sera remplacé par quel autre utilisateur ou par quel​​ groupe d’utilisateurs.​​ 

    • Commentaire : Il est possible d’ajouter un commentaire lors de la réaffectation des documents à un autre utilisateur. ​​ 

    • Réaffectation : Il est possible de remplacer le ou les utilisateurs actuels par un ou plusieurs autres utilisateurs actifs.​​ 

  • Remplacer tous les utilisateurs : Dans le cas où plusieurs utilisateurs sont affectés à votre document, vous pouvez remplacer un ou tous les utilisateurs qui sont affectés à ce document par un ou plusieurs autres utilisateurs. Si cette option est sélectionnée, davantage d’options sont offertes.

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    • Type d’approbation : Lorsque le type de réaffectation « remplacer tous les utilisateurs affectés » est sélectionné, il faut sélectionner le type d’approbation. Le type d’approbation permet de définir si l’on veut que tous les utilisateurs approuvent​​ ou seulement qu’un utilisateur approuve l’étape d’un flux de travail. Pour une meilleure précision, les niveaux d’assignation doivent être utilisés.​​ 

    • Nombre d’approbateurs : Permet de mettre le nombre d’approbations requises pour un groupe d’utilisateurs.​​ 

    • Niveau d’approbation : Permet d’inverser le type d’approbation sur une portion des assignations. Si plusieurs assignations ont un même niveau, le type d’approbation sera inversé pour ceux-ci.​​ 

Pour plus d’informations sur le type d’approbation, voir la section​​ Type d’approbation.

  • Il est possible d’ajouter des commentaires lors de la réaffectation des documents. Les commentaires sont affichés dans la section commentaires. Pour plus de détails, consulter la section​​ Édition de document.