Quels types de documents peuvent être archivés?
Il est possible d’archiver tous les types de document. Si ceux-ci ne peuvent pas être affichés directement dans votre navigateur, ils seront affichés dans le logiciel approprié sur votre ordinateur.

Comment le classement des documents est-il effectué?
Les documents sont classés selon les méta-données qui en seront extraits ou qui auront été ajoutés manuellement. Comme vous avez le plein contrôle sur ceux-ci, Viridem classera les documents selon vos termes et votre vocabulaire.

Comment retrouver les documents?
Il vous suffit de rechercher dans les documents en inscrivant la valeur que vous désirez rechercher. Viridem indexe le contenu complet des documents, il devient donc très facile de trouver n’importe quel document.

Comment extraire le sous-total qui n’est pas visible sur la facture?
En utilisant les formules, il est possible de « créer » des données qui ne sont pas sur la facture, en soustrayant, par exemple, les taxes du total qui seront détectés pour créer le sous-total.

Est-il possible d’exporter les données dans mon système financier?
L’exportation vers un système financier est effectivement possible. Viridem dispose de plusieurs ponts de données spécifiques à plusieurs logiciels comptables répandus. Contactez-nous pour de plus amples détails.

Est-il possible d’envoyer mes documents à une personne qui n’a pas accès au système?
Viridem dispose de fonctionnalités permettant de partager un document à non utilisateur de Viridem, tout en gardant un historique de ce partage.

Est-il possible de connaitre le total des factures pour un fournisseur?
Le module statistiques permet d’extraire les données de Viridem dans un format Excel convivial, à partir duquel vous pouvez ensuite créer les rapports et indicateurs de gestion désirés. Vous pourrez par la suite mettre à jour les données sans devoir recréer votre rapport ou document.

Est-il possible de faire une approbation conditionnelle au montant de la facture?
Oui, il est possible de faire une approbation conditionnelle au montant de la facture. Cette condition devra être configurée dans une transition du flux de travail concerné. Viridem permet aussi de faire des assignations conditionnelles à des usagers dans un flux de travail basé sur les données ou les métadonnées du document.

Comment ramener un document dans une étape précédente de mon processus d’approbation?
Chaque étape d’un flux de travail doit avoir une transition de retour ramenant le document à l’étape précédente d’approbation. Il est ainsi possible de « reculer » une approbation.

Est-il possible de détecter les éléments d’une facture?
Viridem détecte les différents éléments d’un document grâce à l’auto détection. La ROC (Reconnaissance optique des caractères) permet de convertir un document « image » (numérisé) en document textuel duquel Viridem peut alors extraire les données configurées dans le gabarit.

Est-il possible d’avoir deux formats de facture pour un même fournisseur?
Viridem permet la création d’autant de gabarit que vous désirez. Il suffit de créer les deux gabarits de façon à avoir deux identifiants différents et le tour est joué !

Combien d’usager peuvent accéder à Viridem?
Viridem dispose de deux types de licences : Les licences « contributeur » (qui permettent d’interagir sur un document dans un flux de travail) et les licences « lecteur » qui ne permettent que la recherche. Les licences « contributeur » doivent être acquises alors qu’il n’y a aucune limite pour les licences « lecteur ».

Qu’est-ce qu’un flux de travail?
Un flux de travail est la mécanisation des étapes de votre processus de travail actuel. C’est le « chemin » que parcourra un document durant son cycle de vie avant son archivage final.

Comment Viridem fait-il pour reconnaître un document?
Viridem reconnait les documents grâce à un système de reconnaissance optique des caractères (ROC).

Est-il possible d’ajouter plusieurs documents à la fois et ce dans n’importe quel ordre?
Oui. Viridem peut recevoir plusieurs types de documents dans le même envoi, et les reconnaîtra et les séparera automatiquement.

Est-il possible de réassigner un document à un autre utilisateur?
Viridem permet la réassignation de tout document se trouvant dans le panier de travail. Une option doit toutefois être activée dans la configuration de l’usager pour qu’il soit permis de lui réassigner des documents.

Qu’arrive-t-il au document si l’identifiant n’est pas détecté?
Le document est donc considéré comme un sans gabarit. Il vous sera donc possible de lui assigner manuellement son gabarit. Si le gabarit de reconnaissance du document n’existe pas, vous pourrez alors le créer facilement.

Est-il possible de traiter plusieurs documents en même temps?
La multi-sélection est possible pour les documents sans gabarit seulement.

Est-il possible de lier un attachement à une facture?
Dans la page d’édition du document, il vous est possible d’y lier vos attachements. Vous pouvez aussi créer des groupes de document qui permettront la liaison automatique des documents faisant partie du groupe à leur détection.

Est-il possible de rechercher une métadonnée?
La recherche de métadonnée peut être effectuée comme toute autre recherche.

Est-il possible de détecter des valeurs mobiles sur un document?
La notion de champ mobile est présente dans Viridem. Vous aurez donc aucun problème à détecter les valeurs mobiles.

Que se passe-t-il quand un document m’est assigné dans Viridem?
Un courriel vous sera envoyé et une action de votre part est requise pour terminer le processus ou réacheminer le document à l’étape suivante du flux de travail.

Si nous modifions un gabarit qui détient des documents reliés, que se passe-t-il avec les anciennes données des champs? Seront-elles encore valides?
Les données ne seront pas perdues et toujours consultables au dernier état du document. Si vous ne repassez pas le document à la détection, la valeur des champs restera telle qu’elle.

Que se passe-t-il si Viridem ne détecte pas la valeur d’un champ?
L’usager peut l’inscrire manuellement et sauvegarder les valeurs par la suite.

Est-il possible d’assigner un gabarit manuellement à un document qui n’a été associé à aucun gabarit?
Dans un cas comme celui-ci, vous aurez recours à l’assignation manuelle, qui vous permettra de choisir le gabarit voulu.

Est-il possible d’ajouter une donnée externe à un document?
Le concept de méta-données est de base dans Viridem. Ceci vous permet d’enrichir les informations concernant le document, et manuellement, automatiquement par gabarit ou à partir de systèmes externes.

Est-il possible de faire une recherche par le panier de travail?
Oui. Il vous suffit de cibler dans quelle colonne vous voulez effectuer la recherche et d’y appliquer un filtre pour la valeur recherchée.

Qu’arrive-il avec nos documents si nous archivons un gabarit?
Si vous effectuez une recherche, les documents seront toujours disponibles à la visualisation dans Viridem. Vous ne pourrez cependant plus ajouter de document dans ce gabarit.

Est-il possible de grouper certains types de documents dans Viridem?
Il vous suffit de grouper les gabarits liés à ces documents à partir de la fonctionnalité de regroupement automatique.

Si mon identifiant de gabarit est détecté en partie, est-il possible d’ajuster le gabarit afin qu’il soit détecté complètement?
Il suffit de réajuster la zone de détection afin qu’il détecte entièrement votre identifiant.

Pour quelle raison Viridem ne mettrais pas mon document en versionnage?
Viridem crée des versions à partir de la clé unique de chaque document. Votre gabarit doit donc contenir un champ identifié comme étant une clé unique. Cette clé est habituellement le numéro du document (numéro de facture, numéro de commande, etc.)