Champs métadonnées

La gestion des métadonnées permet d’ajouter de l’information relative au document, mais qui n’est pas affichée sur celui-ci. Cette fonctionnalité pourrait également​​ servir à faciliter la recherche en ajoutant des mots-clés qui seront associés au document.

Le choix des métadonnées doit être fait avec soin. N’hésitez pas à consulter votre expert LOGINNOVE pour vous appuyer dans l’architecture de votre solution documentaire et la configuration des métadonnées.

  • Nom : Nom du champ (selon la liste des​​ champs globaux).

  • Type : type de donnée que le champ contiendra (texte, numérique, monétaire, date) qui est défini dans la liste des champs globaux.

  • Clé unique du document : indique que la métadonnée servira à distinguer le document de façon unique.

  • Valeur​​ par défaut : Permet de placer une valeur par défaut dans le champ qui pourra être modifiée au besoin.

  • Données externes : Permet de sélectionner des données externes sous forme de liste déroulante. Ex. Compte GL, liste de représentants.

  • Liste des champs associés : Liste des métadonnées associées au gabarit.

Ajout et modification d’une métadonnée

Pour ajouter une métadonnée, suivre les instructions suivantes :

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLab4a67.PNG

  • Sélectionner le champ global voulu

  • Assigner une valeur par défaut le cas échéant. Si cette valeur est la clé unique du document, cocher la configuration clé unique. Si le champ global correspond à une liste de données externes, cocher la configuration « données externes ».

  • Ajouter.

  • Pour modifier une métadonnée existante, sélectionner la métadonnée dans la grille avec l’icône du crayon. Modifier les informations voulues puis sélectionner le bouton Modifier pour conserver les modifications.​​ 

Suppression et désactivation d’une métadonnée.​​ 

Il est possible de supprimer une métadonnée de la liste seulement lorsque cette dernière n’a été associée à aucune donnée sur les documents. Pour supprimer une métadonnée de la liste, sélectionner l’icône de​​ poubelle suivante :​​ 

Lorsque la métadonnée a été associée à au moins une valeur, il est possible de la désactiver. Pour désactiver une métadonnée de la liste du gabarit, sélectionner le bouton suivant :​​ 

Il est possible de réactiver une métadonnée dans​​ la liste en activant le même bouton que celui utilisé pour désactiver la métadonnée.​​