Champs​​ formules

Les formules permettent de créer certaines informations à partir de données recueillies sur le document​​ ou en métadonnées. Par exemple, on pourrait, avec une formule, déterminer le sous-total d’une facture​​ (s’il n’est pas présent sur le document) en soustrayant les taxes du total. Il existe 2 types de formules, soit les formules globales et les formules standards. Les différences sont expliquées un peu plus bas. Les formules, qu’elles soient globales ou standards, se configurent de la même façon. Voici les particularités pour la création et la configuration des formules :

Configuration des formules

Les formules se configurent de la même façon que les équations mathématiques.

  • Opérateurs : Les opérateurs mathématiques disponibles sont :​​ 

    • Égal =

    • Addition +

    • Soustraction -

    • Multiplication *

    • Division /

    • Parenthèse ()

    • Crochet [​​ ]

    • Point-Virgule ;

    • Plus grand ou égal >=

    • Plus petit ou égal <=

    • Formule mathématique « Si » : Cette formule mathématique se configure​​ comme la formule Si d’Excel, c’est-à-dire qu’elle se compose de trois éléments : condition à vérifier, valeur si la condition est vraie et valeur la condition est fausse. Elle permet de faire des liens logiques entre des éléments. Les crochets doivent être​​ utilisés pour délimiter les éléments du « Si » et les points virgules servent à passer d’un élément à l’autre. Exemple de formule :​​ 

En d’autres termes, nous voulons interpréter la valeur inscrite dans le champ global « sous-total ». Si la valeur du « sous-total » est plus grande ou égale à 100, inscrire la valeur « Approbation » dans le champ global « Note ». Si la valeur dans le champ « sous-total » est inférieure à 100, inscrire la valeur « Payable » dans le champ global « Note ».

    • Formule mathématique​​ « Contient » : Cette formule doit être utilisée dans la condition d’un « Si ». Elle permet de vérifier si un champ contient une chaîne de caractères spécifique. Cette formule contient 2 éléments : le champ dans lequel on veut vérifier le contenu et les caractères à chercher. Les parenthèses doivent être utilisées pour délimiter les éléments du « Contient » et les points virgules servent à passer d’un élément à l’autre. Exemple de formule :

Avec cette formule, nous voulons donc vérifier si le champ global​​ « Compagnie » contient le mot « Loginnove ». La valeur sera acceptée même si le champ est, par exemple, « Loginnove inc. ». Si la chaîne de caractères cherchée se retrouve dans le champ « Compagnie », le champ « Code de taxe » sera donc « 2315 », sinon il​​ sera « 2316 ».

    • Formule mathématique « Concat » permet de concaténer plusieurs valeurs en une seule chaîne de caractères. Les parenthèses doivent être utilisées pour délimiter les éléments du « Concat » et les points virgules servent à séparer les éléments.​​ Voici un exemple :

Dans cet exemple, le champ « Note » affichera le numéro de facture et la date séparés d’une espace.​​ 

 

Les opérateurs mathématiques doivent être utilisés selon les priorités des opérations mathématiques. Pour les utiliser, simplement les sélectionner avec la souris et les glisser vers la boîte « Ma formule ».

  • Ma formule : C’est à cet endroit que les opérateurs mathématiques, les champs globaux ainsi que les valeurs fixes doivent être dirigés pour construire la formule. Il n’est pas nécessaire d’utiliser le symbole "=" à la fin ou au début de l’équation mathématique, Viridem le sous-entend. Il est possible de déplacer les opérateurs en les sélectionnant (clic-glisse) avec la souris pour ensuite les positionner au bon endroit.

  • Supprimer :​​ Cette zone permet de supprimer des éléments de l’équation ou encore toute la formule mathématique. Pour supprimer des éléments, le sélectionner dans l’équation (clic-glisse) vers la poubelle. Pour supprimer l’équation en entier, sélectionner l’icône de la poubelle dans cette zone.

  • Champs globaux : Il est possible d’ajouter des champs globaux aux formules. Les valeurs reconnues par OCR sur les documents seront utilisées dans la formule mathématique. Les champs globaux en autodétection ainsi que les champs globaux en métadonnées sont disponibles pour les formules. Les champs globaux s’ajoutent à la formule de la même façon que les opérateurs mathématiques.

Note : Pour les formules globales, il faut ajouter les champs nécessaires en utilisant le bouton +​​ Ajouter près du nom de la zone pour les champs globaux.​​ 

  • Valeur fixe : Les valeurs fixes sont des valeurs que nous établissons manuellement et qui resteront toujours identiques. Contrairement aux champs globaux où la valeur est sujette à changer selon le document, les valeurs fixes sont identiques pour chaque calcul. Exemple, le taux de taxe pour la TPS. Pour ajouter une valeur fixe, il faut l’inscrire dans le champ pour faire ajouter. Les valeurs s’ajouteront automatiquement en dessous du champ et seront disponibles pour être ajoutées à la formule. Les valeurs fixes s’ajoutent de la même façon que les opérateurs mathématiques.

Tester une formule

Une fois tous les éléments mis dans la formule, il est possible de la tester en utilisant le bouton « Tester ». Les valeurs contenues dans le document seront utilisées pour faire le calcul.

Formules globales

Les formules globales sont des formules configurées au niveau général du système et peuvent être réutilisées dans plusieurs gabarits sans devoir être configurées​​ chaque fois. La configuration des formules globales se fait dans le menu de configuration – système. Référez-vous à cette​​ section​​ pour plus de détails. Une fois créées, les formules globales sont disponibles pour être​​ ajoutées aux gabarits.​​ 

Ajout d’une formule globale à un gabarit

Pour ajouter une formule globale à un gabarit il faut :​​ 

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTML49c4cbd.PNG

  • Sélectionner le bouton + Ajouter

  • Sélectionner la formule globale dans la liste déroulante du menu « Formules globales ». Le​​ contenu des champs à compléter ainsi que la formule apparaîtra automatiquement dans l’écran d’édition de la formule. Attention, il faut que les champs prévus dans la formule soient préalablement présents sur le gabarit avant d’y ajouter la formule globale.​​ 

  • Enregistrer.

Modification d’une formule globale dans un gabarit

Pour modifier une formule globale et que les modifications soient appliquées à tous les gabarits, les modifications doivent être faites dans configuration - système. Voir la section​​ Formules globales.

Il est possible de modifier les formules globales directement dans les gabarits. Si cette opération est effectuée, la formule globale ne sera plus considérée comme une formule globale, mais plutôt comme une formule standard.​​ 

Pour modifier une formule globale directement dans un gabarit suivre les étapes suivantes :​​ 

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLc7ba4f.PNG

  • Sélectionner l’icône du crayon de la formule à modifier dans la grille des champs formules du gabarit

  • Modifier l’équation, les opérateurs, le nom du champ global, les champs du gabarit ou encore les valeurs fixes.

  • Enregistrer.

  • Confirmer le message dans la boîte de dialogue.

Suppression d’une formule globale d’un gabarit

Pour supprimer une formule globale suivre les étapes suivantes :​​ 

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLc22ba4.PNG

  • Sélectionner l’icône de poubelle correspondant à la formule qui doit être supprimée.

  • Confirmer la suppression dans la nouvelle boîte de dialogue.

Formules standard​​ 

Les formules standards sont propres à un gabarit. Elles sont configurées directement dans les gabarits.​​ 

Ajout d’une formule standard

Pour ajouter une formule standard à un gabarit il faut :​​ 

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTML3884fe.PNG

  • Sélectionner le champ global qui accueillera le résultat de la formule.​​ 

  • Construire la formule selon vos besoins.​​ 

  • Enregistrer.

Modification d’une​​ formule standard

Pour modifier une formule standard suivre les instructions suivantes :​​