Ajout d’un gabarit

Pour ajouter un nouveau gabarit, sélectionner le bouton « + Ajouter » au-dessus de la grille. La fenêtre suivante apparaîtra :​​ 

  • Nom du gabarit : Entrer un nom significatif pour le gabarit. Pour une facture, le nom du​​ fournisseur est souvent un bon choix. Le nom du gabarit doit être distinctif, car ce sera cette appellation qui sera réutilisée dans l’arborescence de recherche. Si plusieurs gabarits portent le même nom, il y aura une difficulté lors de la recherche.​​ 

  • Description : Permet de donner une description au gabarit. Cette description est facultative.

  • Type de document : Sélectionner le type de document pour le classement automatique. Il est possible de créer différents types de documents selon le besoin d’affaire​​ de l’entreprise. Pour plus de détails sur les configurations disponibles, référez-vous à la section​​ Types de document.

  • Langue de détection : Sélectionner la langue dans laquelle le document est rédigé. La sélection de la langue améliore la détection réalisée par l’OCR. (Reconnaissance Optique de Caractères). Les langues disponibles sont l’anglais et le français. Par défaut, la langue française sera affichée.

  • Gabarit avec détection : Sélectionner le document de base qui va permettre de configurer les champs pour l’auto détection. Le document peut être ajouté en sélectionnant le bouton « Parcourir ». Un navigateur Windows vous permettra de sélectionner le document sur votre poste de travail. Lors de la création des gabarits, seulement une page peut être​​ visible sous le menu « Autodétection ». Il est possible de sélectionner la page à afficher à la section « page » qui apparaîtra sous le nom du document téléchargé.

  • Reconnaissance optique des caractères (OCR) :​​ Permet d’activer ou non la Reconnaissance Optique de Caractères. Utile s’il est nécessaire de créer un gabarit sans reconnaissance automatique pour associer avec un​​ flux de travail. Ex. : Facture manuscrite.

  • Attachement des pages suivantes :​​ Cette option permet de joindre les pages suivantes d’un même document. Les pages d’un même document seront attachées seulement si Viridem ne reconnaît pas une nouvelle clé unique ou encore un nouveau gabarit (identifiant du gabarit différent). Utile pour les documents ayant du matériel de référence qui doit être attaché à celui-ci et pour lequel nous ne voulons pas nécessairement faire un gabarit.​​ Cette option est également utilisée pour les documents de plus d’une page.

  • Réinitialiser le flux de travail lors de la nouvelle version du document : Cette configuration force le déplacement vers la première étape du flux de travail lorsqu’une nouvelle version est disponible.​​ 

  • Affecter ce gabarit au document : Si cette option est configurée, cela permet d’associer un gabarit automatiquement au document reçu selon le destinataire. Il existe deux façons de configurer le destinataire :

    • Adresse complète

Il suffit d’entrer l’adresse courriel complète du destinataire. Exemple : info@loginnove.ca. Dans ce cas, tous les documents provenant de ce destinataire seront associés au gabarit. Il n’est pas possible d’associer à plus d’un gabarit une même adresse complète.

    • Adresse partielle (domaine seulement)​​ 

Il est aussi possible de cibler un domaine de référence en utilisant « * » + domaine du courriel. Exemple, tous les courriels provenant de « *@loginnove.ca » seront automatiquement associés à ce gabarit. Il n’est pas possible d’associer l’adresse courriel partielle à plus d’un gabarit.

  • Affecter ce gabarit aux autres documents : Cette configuration est utilisée conjointement à celle décrite au point 9. Elle sert à associer un autre gabarit pour les autres pièces​​ jointes du même courriel. Par exemple, votre fournisseur vous fait parvenir une copie de la facture ainsi que de la preuve de livraison dans un même courriel. La facture sera associée automatiquement selon les configurations au point 9. La preuve de livraison correspond, quant à elle, à un autre gabarit et doit être associé différemment que la facture. Cette configuration permet donc d’identifier quel gabarit ce ou ces documents doivent être associés.​​ 

  • Flux de travail : Permet de déterminer quel flux de travail sera utilisé pour la validation et l’approbation des documents liés à ce gabarit.

  • Traitement en groupe : Permet d’associer le​​ Traitement en groupe​​ défini pour ce document le cas échéant. La configuration du traitement en groupe sur le gabarit permet d’activer la vue du traitement en groupe dans l’écran d’édition.​​ 

  • Actif :​​ Permet de déterminer si le gabarit est actif ou non. Voir la section​​ Désactivation des gabarits​​ pour plus de détails.

  • Utiliser le module d’autocréation des champs de gabarits :​​ Cette configuration permet de positionner de façon automatique les zones de détection sur le document selon l’information que l’OCR décode. Ceci fonctionnera seulement si le type de document est « Facture » et que le module d’autocréation des gabarits est configuré dans les configurations générales du système. La​​ configuration est toujours active par défaut.