Ajout d’un gabarit

Pour ajouter un nouveau gabarit, sélectionner le bouton « + Ajouter » au-dessus de la grille. La fenêtre suivante apparaîtra :​​ 

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLc7f1ba.PNG

  • Nom du gabarit : Entrer un nom​​ significatif pour le gabarit. Pour une facture, le nom du fournisseur est souvent un bon choix.

  • Description : Permet de donner une description au gabarit. Cette description est facultative.

  • Type de document : Sélectionner le type de document pour le classement automatique. Il est possible de créer différents types de documents selon le besoin d’affaire de l’entreprise. Pour plus de détails sur les configurations disponibles, référez-vous à la section​​ Type de document.

  • Langue de détection : Sélectionner la langue dans laquelle le document est rédigé. La sélection de la langue améliore la détection réalisée par l’OCR. (Reconnaissance Optique de Caractères).​​ Les langues disponibles sont l’anglais et le français.​​ 

  • Gabarit avec détection : Sélectionner le document de base qui va permettre de configurer les champs pour l’auto détection.

  • Reconnaissance optique des caractères (OCR) :​​ Permet d’activer ou non la Reconnaissance Optique de Caractères. Utile s’il est nécessaire de créer un gabarit sans reconnaissance automatique pour associer avec un​​ flux de travail. Ex. : Facture manuscrite.

  • Attachement des pages suivantes :​​ Si cette option est activée, le système, lors de l’auto détection d’un document, joindra toutes pages qui suivront ce document, et ce, jusqu’à la détection d’un gabarit différent. Utile pour les documents ayant du matériel de référence qui doit être attaché à celui-ci. Dans ce cas, les attachements seront conservés dans le même document PDF que le document défini par le gabarit.

  • Affecter ce gabarit au document : Si cette option est configurée, cela permet d’associer un gabarit automatiquement au document reçu selon le destinataire. Il existe deux façons de configurer le destinataire :

    • Adresse complète

  • Il suffit d’entrer l’adresse courriel complète du destinataire. Exemple : info@loginnove.ca. Dans ce cas, tous les documents provenant de ce destinataire seront associés au gabarit. Il n’est pas possible d’associer à plus d’un gabarit une même adresse complète.

    • Adresse partielle (domaine seulement)​​ 

  • Il est aussi possible de cibler un domaine de référence en utilisant « * » + domaine du courriel. Exemple, tous les courriels provenant de « *@loginnove.ca » seront automatiquement associés à ce gabarit. Il n’est pas possible d’associer l’adresse courriel partielle à plus d’un gabarit.

  • Affecter ce gabarit aux autres documents : Cette configuration est utilisée conjointement à celle décrite au point 8. Elle sert à associer un autre gabarit pour les autres pièces jointes du même courriel. Par exemple, votre fournisseur vous fait parvenir une copie de la facture ainsi que de la preuve de livraison dans un même courriel. La facture sera associée automatiquement selon les configurations au point 8. La preuve de livraison correspond, quant à elle, à un autre gabarit et doit être associé différemment que la facture. Cette configuration permet donc d’identifier quel gabarit ce ou ces documents doivent être associés.​​ 

  • ​​ Flux de travail : Permet de déterminer quel flux de travail sera utilisé pour la validation et l’approbation des documents liés à ce gabarit.

  • ​​ Traitement en groupe : Permet d’associer le​​ Traitement en groupe​​ défini pour ce document le cas échéant. La configuration du traitement en groupe sur le gabarit permet d’activer la vue du traitement en groupe dans l’écran d’édition.​​ 

  • ​​ Actif :​​ Permet de déterminer si le gabarit est actif ou non.