Gabarits

Les gabarits dans Viridem sont un des éléments de base de l’automatisation de la détection et classification de vos documents d’entreprise. Il permet de faire la configuration des différents documents et​​ d’automatiser la détection d’informations prioritaires pour faire l’exportation vers des systèmes externes tels que votre système financier ou encore pour exploiter les informations contenues sur le document afin qu’il chemine de façon fluide et le plus automatiquement possible dans le flux de travail.

Une bonne configuration des gabarits permet de diminuer le taux de saisie manuelle d’information sur le document, et par le fait même, augmenter l’efficacité de traitement des documents.

La configuration des​​ gabarits est accessible via le menu « Configuration / Gabarits. »

  • Présente la liste des gabarits configurés dans le système. À noter que les lignes de couleur grises représentent les​​ gabarits inactifs. Les colonnes de la grille peuvent être triées.

  • Permet d’ajouter un nouveau gabarit.

  • Permet de rechercher un gabarit dans la liste. On peut y rechercher des portions de mots ou simplement des mots-clés contenus dans le type de document, le nom du gabarit, le flux de travail ainsi que les dates de création et modification. Dans le cas des dates, le texte recherché doit apparaître tel que vu dans le tableau. C’est-à-dire que pour rechercher, par exemple, le 2 janvier 2019, on doit l’inscrire tel quel ou en partie dans la recherche. On peut écrire « 2 janvier 2019 », « janvier 2019 », « 2 janvier », etc. Par contre, si on écrit 2019-01-02, Viridem ne retournera pas les documents créés ou modifiés à cette date.​​ 

  • Les flèches permettent la navigation entre les différentes pages​​ de gabarits. La navigation est aussi disponible au bas du tableau. Lorsqu’il y a plus d’une page de gabarits, les pages sont inscrites près des flèches. Pour une navigation plus rapide, il est possible de sélectionner directement une page (chiffres près des flèches) pour y accéder.

  • Selon les termes de recherche, le nombre de résultats correspondants est inscrit dans l’en-tête du tableau.

 

Un clic sur un gabarit existant permet de l’ouvrir et de le modifier. Les gabarits peuvent être modifiés en tout temps.​​ À noter que pour des raisons de simplification de l’ordonnancement des documents dans la voûte Viridem ainsi que pour faciliter la recherche, il toujours préférable de modifier un gabarit existant pour un même document que de créer plusieurs différents gabarits pour identifier le même document.​​