Types d’assignation

L’assignation sert à déterminer à qui les documents seront assignés à cette étape du flux de travail. Il existe deux types d’assignation :​​ simple​​ ou​​ conditionnelle.

Assignation simple​​ 

L’assignation​​ simple​​ est​​ proposée par défaut. L’assignation simple signifie que les documents seront toujours assignés par défaut au même utilisateur ou groupe à cette étape. Pour utiliser l’assignation simple, il suffit de suivre les étapes suivantes :

  • Sélectionner l’assignation simple.

  • Sélectionner le​​ type d’approbation.

  • Sélectionner l’utilisateur à qui les documents seront assignés. Il est possible d’assigner des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs.

Assignation conditionnelle

L’assignation​​ conditionnelle​​ est plus complexe. Elle permet d’ajouter des conditions lors de la transition afin que les documents associés au flux de travail puissent être réacheminés à la ou les bonnes personnes. Les conditions (cas) sont établies selon les informations recueillies lors de la reconnaissance optique du document. Il est possible d’ajouter autant de conditions (cas) que nécessaire pour bien répondre aux besoins particuliers des entreprises. L’assignation conditionnelle est souvent utilisée dans le​​ cas suivant : l’entreprise commande des matières premières, disons des boulons et des vis. Lorsque la commande de vis et de boulons de ce fournisseur dépasse 5000 $, la facture doit être présentée au directeur du département des achats et lorsque le montant de la facture est inférieur à 5000 $ elle est directement redirigée au département des comptes payables. L’avantage d’utiliser l’assignation conditionnelle est que nous pouvons traiter la même facture fournisseur​​ (gabarit) dans un seul flux de travail et​​ que les documents sont acheminés aux bonnes personnes au sein de l’entreprise.

Voici les étapes à suivre pour configurer une assignation conditionnelle :

  • Sélectionner l’option assignation conditionnelle. Par défaut, lors de la sélection de l’assignation​​ conditionnelle, seulement l’assignation par défaut est disponible. Pour ajouter des cas (conditions), sélectionner l’option « +Ajouter ». Voir aussi le point 7.

  • Pour le cas 1 (première condition), sélectionner l’un des​​ champs globaux​​ contenus dans vos gabarits. Le champ global sélectionné permettra d’établir la condition. Tous les champs globaux sont disponibles dans le menu déroulant. Exemple : champ global = « Total », opérateur = « > » et valeur = « 5 000 $ »

  • Sélectionner l’opérateur de comparaison. Les choix disponibles sont : contient, <, ≤, >, ≥, =, ≠.

  • Inscrire la valeur pour laquelle le champ global sera comparé et permettra de déterminer si la condition est remplie ou non. À noter que pour les valeurs numériques, il​​ faut utiliser le point (.) et non la virgule (,) comme séparateur de décimales.

  • Type d’approbation : voir la section​​ Type d’approbation

  • Utilisateur, voir la section​​ Type d’approbation

  • L’action « + Ajouter » permet d’ajouter des cas (conditions). Lors de l’analyse des résultats dans le flux de travail, le système vérifie le premier cas jusqu’au dernier. Dès qu’il trouve une condition qui est respectée, le système assigne le document comme spécifié dans la condition. Si aucune​​ condition n’est remplie, le document sera assigné à l’utilisateur par défaut. Il est donc primordial de configurer une assignation par défaut.