Ajout d’une transition

L’ajout d’une transition se traduit concrètement par l’ajout d’un bouton dans l’écran d’édition d’un document :

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTML471766.PNG

Par définition, une transition se compose :

  • D’un ou plusieurs traitements à effectuer (validation des champs obligatoires, exportation vers un programme externe, etc.);

  • D’une étape de destination à la suite des traitements effectués.

Ainsi, le clic sur un bouton d’une transition lancera le ou les traitements et fera cheminer le document vers l’étape suivante.​​ 

Avant d’ajouter une transition, il faut s’assurer que l’étape de départ et l’étape d’arrivée soient créées. Ensuite, il faut ajouter la transition à partir de l’étape de départ. Par exemple, on​​ pourrait ajouter une transition qui permet d’aller de l’étape « Approbation des frais de transport » vers l’étape « Paiement ». Cliquer sur​​ ​​ pour ouvrir la fenêtre « Ajout d’une transition ».

L’interface d’ajout d’une transition présente les éléments suivants :

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4a26ba.PNG

  • Utilisation d’une transition existante : Permet de réutiliser une transition existante (c’est-à-dire les traitements et l’étape de destination) et de l’appliquer à cette étape. Pour réutiliser une transition, on ne doit pas avoir à la modifier,​​ car la transition originale sera modifiée également.

  • Nom du bouton : Il s’agit du libellé du bouton qui sera affiché dans l’écran d’édition de document (il est donc préférable d’utiliser seulement un seul mot représentatif pour le nom de la transition pour simplifier l’affichage).

  • Description : Permet d’indiquer une description de la transition.

  • Ordre d’affichage du bouton : précise l’ordre d’affichage des boutons dans l’écran d’édition de document.

  • Éviter la validation : Permet d’éviter la vérification de​​ la présence des champs définis comme obligatoires.

  • Tampon signature d’approbation : si cette option est cochée, lors du clic sur le bouton de la transition dans l’écran d’approbation, le système affichera le tampon associé à l’utilisateur qui fait​​ l’action pour qu’elle soit apposée sur le document.

  • Tampon date d’approbation : si cette option est cochée, la date sera ajoutée au tampon de signature.

  • Image du bouton : il s’agit de sélectionner l’image du bouton qui sera affichée dans l’écran d’édition.

  • Programme exécuté : Permet de sélectionner une exportation de données vers un système externe (module de base Viridem). L’exportation aura lieu après avoir cliqué sur le bouton de la transition.

  • Type de transition : Permet de sélectionner une transition standard ou conditionnelle. La transition standard mène systématiquement à l’étape sélectionnée pour le flux de travail sélectionné. Il est possible de faire des transitions vers un flux de travail différent en tout temps. La transition conditionnelle, plus​​ complexe, est expliquée ci-dessous.

Transition conditionnelle

L’objectif d’une transition conditionnelle est de faire cheminer le document vers une étape différente selon certaines conditions propres au flux de travail de l’entreprise. Les transitions conditionnelles sont utilisées pour automatiser les prises de décisions et augmenter l’efficacité du cheminement des documents au sein de l’entreprise. Elles sont utilisées par exemple pour acheminer les documents vers différents départements sans prise de décision par l’utilisateur. Dans ce cas, l’employé responsable de faire la validation des données envoie vers la transition « Approbation » et le système s’assure de redistribuer les documents​​ au bon responsable de département selon les informations récoltées sur le document.​​ 

Logique de décision du système

Le système fonctionnera de la façon suivante : il vérifie le premier cas jusqu’au dernier. Dès qu’il trouve une condition qui est respectée, le système fait cheminer le document à l’étape définie à cette condition. Si aucune condition n’est remplie, le document cheminera vers l’étape définie par défaut.

Pour ajouter une transition conditionnelle, il faut procéder ainsi :

  • Dans l’écran d’édition de la transition, sélectionner le type de transition « conditionnelle ». De nouvelles options de configurations apparaîtront.​​ 

  • Dans un premier temps, sélectionner l’étape et le flux de travail par défaut à partir du menu « par défaut » proposé. Les documents ne rencontrant aucune​​ des conditions préalablement mentionnées seront automatiquement redirigés vers cette étape.

  • Cliquer sur le bouton « Ajouter » pour ajouter un cas conditionnel. Une nouvelle section s’ajoutera au-dessus de la section par défaut. Il est possible d’ajouter autant de cas conditionnels que nécessaire.​​ 

  • Sélectionner le​​ champ global​​ dont la valeur sera évaluée dans la condition.

  • Sélectionner l’opérateur de comparaison qui sera utilisé.

  • Entrer la valeur avec laquelle la comparaison sera effectuée

  • Sélectionner le flux de travail dans lequel le document sera déplacé.​​ 

  • Sélectionner l’étape du flux de travail sélectionné vers laquelle le document sera acheminé si la condition est respectée.

Une fois toutes​​ les conditions ajoutées et configurées, enregistrer la transition avec le bouton « Enregistrer »