Types​​ de document

L’utilité des types de documents est de simplifier et d’organiser la classification des documents.​​ 

Chaque​​ gabarit​​ doit être associé à un​​ type de document. Ainsi, lorsqu’un document est téléchargé dans le système, il sera classifié dans une arborescence construite sur la base des types de documents.

La façon de définir les types de documents peut être très flexible. Par exemple, on pourrait​​ définir un type de document pour chaque fournisseur : dans ce cas, tous les documents (factures, bons de commande ou autres) d’un même fournisseur seront dans le même dossier de l’arborescence. D’une autre façon, on pourrait tout aussi bien définir un type​​ de document pour les factures, un autre pour les bons de commande, etc. : dans ce cas, toutes les factures (peu importe le fournisseur) seraient regroupées dans le même dossier de l’arborescence. À noter que le premier niveau de l’arborescence de classification est le type de document et que le deuxième niveau est le gabarit. Ainsi, si toutes les factures sont regroupées dans un dossier, elles seront quand même divisées par gabarit. La même chose est valable si l’on définit un type de document pour chaque​​ fournisseur : à l’intérieur du dossier, les différents documents seront regroupés par gabarit.

Ajout d’un type de document

Pour ajouter un nouveau type de document, suivre les instructions suivantes :​​ 

  • Sélectionner le bouton + Ajouter

  • Donner un nom significatif au nouveau type de document.

  • Ajouter une description au besoin. Ces informations sont facultatives.

  • Sélectionner le crochet pour confirmer l’ajout.

  • Si vous désirez supprimer les modifications faites, appuyer sur ce bouton.​​ 

  • Lorsque tout est complet, sélectionner le bouton enregistrer. Ce bouton se trouve à la fois en haut et en bas du tableau des types de documents.

Modification d’un type de document

Pour modifier un type de document existant, suivre les instructions suivantes :​​ 

  • Sélectionner l’icône de crayon correspondant au type de document que vous désirez modifier. Modifier les informations nécessaires dans le nom ou la description puis sélectionner le crochet pour enregistrer les modifications.​​ 

  • Confirmer les modifications en sélectionnant le​​ bouton enregistrer. Les modifications seront appliquées à tous les documents.

Suppression d’un type de document 

Seulement les types de documents n’ayant jamais été associés à un gabarit peuvent être supprimés. Dans ce cas, l’icône de poubelle sera disponible. Pour supprimer un type de document suivre les instructions suivantes :​​ 

  • Sélectionner l’icône de poubelle correspondant au type de document nécessitant d’être supprimé. Confirmer le message dans la boîte de dialogue.

  • Enregistrer les modifications.