Traitement en groupe

Le traitement en groupe ou la conciliation automatique permet de regrouper plusieurs documents à un document selon une valeur logique qui se retrouve à fois sur​​ les deux documents. Le meilleur exemple pour représenter le fonctionnement du traitement en groupe est la liaison des factures à l’état de compte. Sur l’état de compte, chaque facture est identifiée avec son numéro. Viridem se charge de rechercher automatiquement les factures correspondantes à cet état de compte selon les configurations appliquées dans le traitement en groupe. L’utilisation du traitement en groupe permet de gagner beaucoup d’efficacité dans le traitement des documents.

Le traitement en groupe se base sur deux paramètres, le type de document que l’on assigne pour ce type de traitement et un ou plusieurs champs définis par une liste dans le gabarit. Par exemple, sur un bordereau de paiement, le traitement fera le lien entre les factures et la​​ liste des numéros de facture sur le bordereau.​​ 

Pour connaître les étapes de configurations du traitement en groupe au gabarit, référez-vous à​​ l’annexe B.

Ajout d’un traitement en groupe

  • Cliquer sur le bouton « Ajouter ». Une nouvelle fenêtre ouvrira.

  • Choisir un nom significatif pour le traitement de groupe.

  • Définir sur quel champ principal se baser pour faire un regroupement.

  • Sélectionner l’opérateur de comparaison entre les valeurs contenues dans​​ la liste et les valeurs contenues dans les autres documents prévus dans le traitement en groupe. Deux opérateurs sont disponibles :

    • Contient : lira toutes les factures qui contiendra le numéro affiché sur le bordereau. Par exemple, si la facture 123 est affichée sur le bordereau, les factures 12345 et 4123 seront liées.

    • Égal : liera seulement les factures avec le même numéro que celui sur le bordereau.

  • Avec le bouton « Ajout d’un champ », on peut lier les documents sur plus d’un champ. La logique est la même que celle utilisée pour le champ principal. Il faut sélectionner le champ ainsi que l’opérateur de comparaison. Lors de l’ajout d’un champ pour lier les documents, Viridem considère que tous les champs sont nécessaires pour être en mesure de remplir les​​ conditions du traitement en groupe. Donc, si nous choisissons le champ principal « no facture » égal et un deuxième champ « Fournisseur » égal, nous obtiendrons uniquement les factures du fournisseur prévu sur cet état de compte.

  • Choisir ce bouton pour ajouter minimalement 1 type de document. Il est possible d’ajouter autant de types de documents que nécessaire.​​ 

  • Sélectionner le type de document qui sera rattaché au traitement en groupe.​​ 

  • Une fois les configurations du traitement en groupe complété, appuyer​​ sur Ajouter.

  • Pour confirmer les modifications, sélectionner Enregistrer.

Modification d’un traitement en groupe​​ 

Les modifications sont effectives une fois les modifications enregistrées. Pour obtenir les modifications dans les documents, il faut​​ rafraîchir la page. Pour modifier un traitement en groupe, suivre les étapes suivantes :

  • Sélectionner l’icône de crayon correspondant au traitement en groupe à modifier. La fenêtre de modification apparaîtra. Il est possible de modifier le​​ nom, le champ​​ principal, l’opérateur, les champs secondaires (en ajouter et en supprimer), les opérateurs pour les champs secondaires ainsi que d’ajouter et de supprimer des types de documents. Une fois les modifications complétées, sélectionner le bouton enregistrer de​​ cette fenêtre.

  • Pour confirmer les modifications à la liste, sélectionner le bouton Enregistrer.

Suppression d’un traitement en groupe

Il est possible en tout temps de supprimer un traitement en groupe. Lors de la suppression du traitement en groupe, les liens entre les documents seront perdus. Pour supprimer un traitement en groupe, suivre les instructions suivantes :

  • Sélectionner l’icône de poubelle correspondant au groupe de gabarits à supprimer. Confirmer le message de la boîte de dialogue.​​ 

  • Enregistrer les modifications.