Exportation par courriel

Le module d’exportation par courriel peut être configuré dans une transition pour envoyer automatiquement le document en traitement dans le flux de travail​​ ainsi que les documents appartenant au groupe de gabarits le cas échéant par courriel.

Pour configurer le module d’exportation par courriel suivre les étapes suivantes :​​ 

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  • Sélectionner le bouton Liens. Une nouvelle fenêtre apparaîtra.​​ 

  • Sélectionner le choix « Exportation par courriel » dans la liste déroulante.

  • Sélectionner le champ global qui sera utilisé sur les gabarits pour inscrire l’adresse courriel de destination des documents lors de l’exportation par courriel.

  • Enregistrer. La fenêtre se fermera​​ automatiquement.

  • Dans l’écran de configuration du module d’exportation par courriel, il est possible de modifier l’objet du courriel en anglais et en français.

  • Il est possible de personnaliser le contenu du message en français et en anglais à cet endroit.​​ 

  • Sélectionner le nombre maximal de documents à envoyer lors d’un même courriel. Les choix disponibles sont de 1 à 20 documents. Par défaut, le nombre de documents sélectionné est 20.

  • Il est possible de joindre, dans le même courriel, les documents appartenant au même groupe de gabarits que le document principal. Par exemple, le document principal faisant partie de l’exportation par courriel est la facture destinée au client. Cette facture fait partie d’un groupe de gabarit contenant les documents d’expédition, les preuves d’inspection de la marchandise, le connaissement et les documents du camionneur. Si cette configuration est activée, lors de l’exportation courriel, il y aura à la fois la facture et les documents faisant partie du groupe de gabarit dans le​​ courriel. Pour joindre un groupe de gabarit lors de l’exportation courriel, appuyer sur +Ajouter. Une nouvelle ligne apparaîtra.

  • Sélectionner le groupe de gabarit dans la liste​​ 

  • Appuyer sur le crochet pour confirmer ou encore sur Annuler pour annuler la sélection.

  • Enregistrer les configurations.​​ 

  • Se rendre dans le flux de travail auquel nous désirons ajouter le module d’exportation par courriel. Sélectionner la transition à laquelle ce module est applicable. Sous l’option « Programme par défaut », sélectionner dans la liste déroulante le choix « exportation par courriel ».​​ 

  • Enregistrer.

Lors de cette transition, le document principal ainsi que les documents faisant partie du groupe de gabarits, le cas échéant, seront envoyés au courriel défini dans le champ​​ global correspondant à l’adresse courriel.​​