Utilisateurs

Les utilisateurs Viridem sont tous les intervenants de Viridem. Ils sont nécessaires au bon fonctionnement du système.

Les utilisateurs peuvent être contributeurs ou​​ non-contributeurs selon les droits d’accès accordés. En tout temps, il est possible de connaître le nombre de licences utilisées par rapport aux licences prévues dans votre entente avec la note au bas de la grille. L’usager soutien@viridem.ca sert à l’équipe de soutien de Viridem afin d’être en mesure de se connecter à votre système et de vous apporter assistance. Celui-ci n’est pas éditable, mais peut être désactivé à votre convenance. Il n’est pas compté dans vos utilisateurs actifs.

Les utilisateurs inactifs apparaissent en gris dans la liste.

Dans le cas où votre Viridem contient plusieurs bases de données, il est possible d’afficher les utilisateurs selon les bases de données. Les bases de données seront indiquées avec un bouton à gauche de celui utilisé pour les utilisateurs inactifs.

​​ C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLa3b52e.PNG

Ajouter un nouvel utilisateur

Pour ajouter un nouvel utilisateur, suivre la procédure suivante :​​ 

Sélectionner le bouton + ajouter en haut de la grille des utilisateurs. Le nouvel écran suivant apparaîtra :​​ 

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTML965b26.PNG

  • Courriel : Obligatoire. Adresse de courriel. Doit être unique dans le système. Cette adresse courriel sera utilisée pour envoyer une notification lorsqu’un document est assigné à un usager ainsi que pour la connexion au système.

  • Prénom : Prénom de l’usager. Peut comporter des espaces et n’a pas à être unique.

  • Nom de famille : Nom de famille de l’usager. Peut comporter des espaces et n’a pas à être unique.

  • Mot de passe : Obligatoire. Mot de passe choisi ou attribué à l’utilisateur.​​ 

  • Confirmation du mot de passe : Obligatoire. Doit être identique à la valeur entrée dans le champ « Mot de passe ».​​ 

  • Permettre la réaffectation : Permet à cet utilisateur de réassigner des documents à un autre utilisateur.

  • Fichier signature à télécharger : Lors de l’approbation des documents, la signature sera ajoutée.

  • Rôle : Déterminer le rôle qu’aura l’usager dans le système et par le fait même ses droits d’accès. Les rôles sont désignés par base de données. Si votre Viridem contient plus d’une base de données, il faut aussi sélectionner pour quelle base de données il faut attribuer les droits d’accès par utilisateur. Pour connaître les droits d’accès selon le rôle, consulter le tableau ci-dessous.

Tableau de gestion des droits d’accès

Modification d’un utilisateur

Pour modifier un​​ utilisateur, suivre les instructions suivantes :​​ 

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLb647c1.PNG

  • Sélectionner l’icône de crayon correspondant à l’utilisateur devant être modifié.

  • Modifier les informations nécessaires. Il est possible de modifier :​​ 

    • Prénom

    • Nom de famille

    • Mot de passe

    • Permettre la réaffectation

    • La signature​​ 

    • Rôle

Attention, il n’est pas possible de modifier l’adresse courriel d’un utilisateur, car des transactions sont associées à cette adresse dans le système. Pour assurer l’intégrité des informations dans le système, cette manipulation n’est pas permise. Pour modifier l’adresse courriel d’un utilisateur, il faut désactiver l’ancien utilisateur et ajouter un nouvel utilisateur.

  • Lorsque toutes les modifications sont complétées, sélectionner le bouton Enregistrer.​​ 

Il n’est pas possible​​ de modifier son propre profil. Ces modifications doivent être réalisées par un autre utilisateur ayant le rôle désigné.

Désactivation d’un utilisateur

Il n’est pas possible de supprimer un utilisateur, car des transactions peuvent, à un moment ou un autre,​​ être enregistrées pour cet utilisateur. Afin de conserver l’intégrité des informations dans le système, cette opération n’est pas disponible. Par contre, il est possible de désactiver un utilisateur. Pour être en mesure de désactiver un utilisateur, il faut que ce dernier n’ait plus de documents dont il est le seul assigné ET qu’il ne soit pas le seul assigné à une étape de flux de travail. Pour désactiver un utilisateur, suivre les instructions suivantes :​​ 

  • Sélectionner l’icône de bouton correspondant à​​ l’utilisateur devant être désactivé.

  • Confirmer la boîte de dialogue

Dans le cas où les conditions préalables ne sont pas rencontrées, le système refusera de désactiver l’utilisateur et le message personnalisé suivant apparaîtra :​​ 

Si vous obtenez ce message, il faut réaffecter les documents auxquels cet utilisateur est affecté vers un autre utilisateur. Il faut aussi modifier l’assignation pour la ou les étapes identifiées dans les flux de travail. Une fois toutes les modifications complétées, il sera possible de désactiver l’utilisateur.