Utilisateurs

Les utilisateurs Viridem sont tous les intervenants de Viridem. Ils sont nécessaires au bon fonctionnement du système.

Les utilisateurs peuvent être contributeurs ou non-contributeurs selon les droits d’accès​​ accordés. En tout temps, il est possible de connaître le nombre de licences utilisées par rapport aux licences prévues dans votre entente avec la note au bas de la grille. L’usager soutien@viridem.ca sert à l’équipe de soutien de Viridem afin d’être en mesure de se connecter à votre système et de vous apporter assistance. Celui-ci n’est pas éditable, mais peut être désactivé à votre convenance. Il n’est pas compté dans vos utilisateurs actifs.

Les utilisateurs inactifs apparaissent en gris dans la liste.

Dans le cas où votre Viridem contient plusieurs bases de données, il est possible d’afficher les utilisateurs selon les bases de données. Les bases de données seront indiquées avec un bouton à gauche de celui utilisé pour les utilisateurs inactifs.

​​ C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLa3b52e.PNG

Ajout​​ d’un nouvel utilisateur

Pour ajouter un nouvel utilisateur, suivre la procédure suivante :​​ 

Sélectionner le bouton + ajouter en haut de la grille des utilisateurs. Le nouvel écran suivant apparaîtra :​​ 

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTML965b26.PNG

  • Courriel : Obligatoire. Adresse de courriel. Doit être unique dans le système. Cette adresse courriel sera utilisée pour envoyer une notification lorsqu’un document est assigné à un usager ainsi que pour la connexion au système.

  • Prénom : Prénom de l’usager. Peut comporter des espaces et n’a pas à être unique.

  • Nom de famille : Nom de famille de l’usager. Peut comporter des espaces et n’a pas à être unique.

  • Mot de passe : Obligatoire. Mot de passe choisi ou attribué à l’utilisateur.​​ 

  • Confirmation du mot de passe : Obligatoire. Doit être identique à la valeur entrée dans le champ « Mot de passe ».​​ 

  • Permettre la réaffectation : Permet à cet utilisateur de réassigner des documents à un autre utilisateur.

  • Fichier signature à télécharger : Lors de l’approbation des documents, la signature sera ajoutée.

  • Rôle :​​ Déterminer le rôle qu’aura l’usager dans le système et par le fait même ses droits d’accès. Les rôles sont désignés par base de données. Si votre Viridem contient plus d’une base de données, il faut aussi sélectionner pour quelle base de données il faut attribuer les droits d’accès par utilisateur. Pour connaître les droits d’accès selon le rôle, consulter le tableau ci-dessous.

Tableau de gestion des droits d’accès

Les rôles sont divisés entre les contributeurs, les non-contributeurs et les agents externes. Les utilisateurs contributeurs interviennent à un moment ou un autre dans une étape de flux de travail, exécute des transitions de flux de travail. ​​ Ils ont un panier de travail dédié et peuvent exécuter des configurations systèmes tels que les gabarits, flux de travail ou autres configurations selon leur rôle. Les licences pour les utilisateurs contributeurs sont payantes.

Les utilisateurs non contributeurs ont accès à la recherche seulement. Les licences pour les utilisateurs non contributeurs sont gratuites.

Les agents externes sont des utilisateurs non contributeurs qui ont des accès très restreints à la solution. Les agents externes n’agissent pas comme les autres utilisateurs non contributeurs. Ils ont accès uniquement au document devant être approuvés (transition de flux de travail).  Le panier de travail, la recherche ainsi que les configurations ne sont pas disponibles. Les agents externes sont utilisés pour faire la gestion de la formation pour certaines procédures interne ou encore l’approbation des soumissions/devis par les clients. Ces applications ne nécessitent pas la gestion des documents via le panier de travail et l’accès à la recherche des autres documents de la base de données est refusée pour les agents externes. Informez-vous auprès de votre intégrateur pour plus de détail pour l’activation de cette licence et les modalités.​​ 

Modification d’un utilisateur

Pour modifier un utilisateur, suivre les instructions suivantes :​​ 

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLb647c1.PNG

  • Sélectionner l’icône de crayon correspondant à l’utilisateur devant être modifié.

  • Modifier les informations nécessaires. Il est possible de modifier :​​ 

    • Prénom

    • Nom de famille

    • Mot de passe

    • Permettre la réaffectation

    • La signature​​ 

    • Rôle

Attention, il n’est pas possible de modifier l’adresse courriel d’un​​ utilisateur, car des transactions sont associées à cette adresse dans le système. Pour assurer l’intégrité des informations dans le système, cette manipulation n’est pas permise. Pour modifier l’adresse courriel d’un utilisateur, il faut désactiver l’ancien utilisateur et ajouter un nouvel utilisateur.

  • Lorsque toutes les modifications sont complétées, sélectionner le bouton Enregistrer.​​ 

 

Il n’est pas possible de modifier son propre profil. Ces modifications doivent être réalisées par un autre​​ utilisateur ayant le rôle désigné.​​ 

Les utilisateurs qui sont gestionnaires de compte peuvent auto-édité leur rôle.

Désactivation d’un utilisateur

Il n’est pas possible de supprimer un utilisateur, car des transactions peuvent, à un moment ou un autre, être enregistrées pour cet utilisateur. Afin de conserver l’intégrité des informations dans le système, cette opération n’est pas​​ disponible. Par contre, il est possible de désactiver un utilisateur. Pour être en mesure de désactiver un utilisateur, il faut que ce dernier n’ait plus de documents dont il est le seul assigné ET qu’il ne soit pas le seul assigné à une étape de flux de travail. Pour désactiver un utilisateur, suivre les instructions suivantes :​​ 

  • Sélectionner l’icône de bouton correspondant à l’utilisateur devant être désactivé.

  • Confirmer la boîte de dialogue

Dans le cas où les conditions préalables ne sont pas rencontrées, le système refusera de désactiver l’utilisateur et le message personnalisé suivant apparaîtra :​​ 

Si vous obtenez ce message, il faut réaffecter les documents auxquels cet utilisateur est affecté vers un autre utilisateur. Il faut aussi modifier l’assignation pour la ou les étapes identifiées dans les flux de travail. Une fois toutes les modifications complétées, il sera possible de désactiver l’utilisateur.