Groupe d’utilisateurs​​ 

Cette section vous permet de créer des groupes d’utilisateurs. Les groupes d’utilisateurs facilitent la configuration des flux de travail ainsi que la logistique​​ de distribution des documents lorsqu’il y a plusieurs membres dans une équipe. Les groupes d’utilisateurs ne sont pas obligatoires pour permettre le fonctionnement du logiciel. Ils peuvent être utiles pour la configuration des approbations parallèle dans​​ les flux de travail.

Ajout d’un groupe d’utilisateurs

Pour ajouter un groupe d’utilisateurs, suivre les instructions suivantes :​​ 

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLd22b48.PNG

  • Sélectionner le bouton « Ajouter ». Une nouvelle fenêtre apparaîtra.

  • Attribuer un nom au groupe d’utilisateurs créé.

  • Écrire​​ une description, celle-ci est facultative.

  • Ajouter tous les utilisateurs actifs qui sont nécessaires dans le groupe. Les utilisateurs inactifs ne sont pas disponibles pour être ajoutés à un groupe d’utilisateur

  • Enregistrer le nouveau groupe en sélectionnant le bouton Ajouter au bas de la fenêtre.

Modification d’un groupe d’utilisateurs

Pour modifier un groupe d’utilisateur, suivre les instructions suivantes :​​ 

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLd6126d.PNG

  • Sélectionner l’icône de crayon correspondant au groupe d’utilisateur à modifier. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira.​​ 

  • Modifier les informations nécessaires. Il est possible de désactiver un utilisateur d’un groupe d’utilisateur en utilisant l’icône du bouton. Il est possible de supprimer un utilisateur du groupe en utilisant l’icône de la poubelle. Au besoin, ajouter des utilisateurs au groupe existant en utilisant la fonction +Ajouter.

  • Une fois les modifications complétées, appuyer sur le bouton Enregistrer.

 

Les modifications seront appliquées à toutes les étapes où le groupe est assigné. Donc si des​​ utilisateurs ont été retirés du groupe (désactivés ou supprimés), ils ne seront plus assignés aux étapes prévues. Dans le cas où des utilisateurs sont ajoutés à un groupe, ces nouveaux utilisateurs dans le groupe seront associés automatiquement aux étapes​​ du ou des flux auxquelles le groupe est assigné.

Désactiver ou supprimer un groupe d’utilisateurs

Pour désactiver ou supprimer un groupe d’utilisateurs, il faut préalablement que ce dernier ne soit pas en assignation unique à une étape de flux de travail.​​ Pour désactiver ou supprimer un groupe d’utilisateur suivre les étapes suivantes :​​ 

Pour désactiver un groupe d’utilisateur, activer le bouton. Le bouton est disponible uniquement lorsque le groupe d’utilisateur n’est pas en assignation unique à une étape de flux de travail.

Pour supprimer un groupe d’utilisateurs, sélectionner l’icône poubelle. Confirmer la boîte de dialogue. Le bouton est disponible uniquement lorsque le groupe d’utilisateur n’est pas en assignation unique à une étape de flux de travail.

Lorsque les groupes d’utilisateurs sont supprimés ou désactivés, ils sont automatiquement retirés des assignations dans les flux de travail.​​