Données externes

Il est possible de configurer des listes de données fixes. Ces listes de données sont ensuite associées aux champs globaux dans les gabarits afin de permettre de​​ sélectionner une valeur dans un menu déroulant. Cette fonction est principalement utilisée pour diminuer le risque d’erreur lors de la saisie de données manuellement, assurer une uniformité des données et augmenter la vitesse de saisie de données.

Pour la​​ configuration d’une liste de données externes à un gabarit, référez-vous à​​ l’annexe C.

Ajout d’une nouvelle liste de données externes

Pour ajouter une nouvelle liste de données externes, suivre les instructions suivantes :​​ 

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTML94d12b.PNG

  • Sélectionner le bouton +Ajouter.​​ 

  • Attribuer un nom significatif à la liste de données externes.

  • Il est possible de faire une liste de données double ou une liste de données simple.​​ 

    • Liste de données simple : La liste de données simple signifie que les valeurs visibles dans le menu déroulant sont les mêmes que la valeur qui sera inscrite dans le champ. Exemple, la valeur entrée dans la liste de donnée externe = Électricité, la valeur disponible pour l’utilisateur = Électricité et la valeur inscrite dans le champ = Électricité

    • La liste de données double : La liste de données double permet d’inscrire un libellé différent que la valeur qui sera inscrite dans le champ. Cette combinaison permet d’inscrire des libellés plus significatifs pour les utilisateurs. Le meilleur exemple pour ce type d’application est l’identification des​​ comptes de grand livre d’une entreprise. Les comptes GL sont, habituellement, une série de chiffres plus difficile à retenir qu’un libellé comme « Électricité ». Dans ce cas, nous obtenons : Le libellé dans la liste de données externes = Électricité, la valeur dans la liste de données externes = 5678, la valeur disponible dans la liste déroulante pour l’utilisateur = Électricité, la valeur inscrite dans le champ = 5678 (automatiquement).

  • Confirmer la nouvelle liste de données externes

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTML94d12b.PNG

  • Sélectionner l’icône de crayon correspondant à la nouvelle liste de données externe.

  • Appuyer sur le bouton +Ajouter pour ajouter une donnée dans la liste. Ajouter autant de données que nécessaire pour cette liste.

  • Inscrire le libellé à afficher.

  • Inscrire la valeur correspondante au libellé si le type de liste sélectionné est double.

  • Confirmer l’entrée de cette valeur ou combinaison de libellé et valeur​​ avec le crochet.

  • ​​ Enregistrer les modifications

Modification d’une liste de données externes

Les modifications appliquées à une liste de données externes est automatiquement mise à jour dans tous les gabarits auxquels cette liste est configurée. Pour modifier une liste de données externes, suivre les étapes suivantes :​​ 

C:\Users\MADELE~1.PEL\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLa3de8f.PNG

  • Sélectionner l’icône de crayon correspondant à la liste de données externes à modifier. Une nouvelle fenêtre ouvrira.

  • Modifier les informations désirées. Il est possible d’ajouter de nouvelles valeurs, modifier les valeurs existantes et supprimer des valeurs d’une liste de données externes.

  • Une fois toutes les modifications complétées, enregistrer.

Suppression une liste de données externes

Seulement les listes de données externes n’ayant pas été associées à un gabarit peuvent être supprimées. Pour être en mesure de supprimer une liste de données externes, il faut préalablement la retirer de tous les gabarits auxquels elle a été configurée. Pour supprimer une liste de données externe, suivre​​ les instructions suivantes :​​ 

  • Sélectionner l’icône de poubelle correspondant à la liste de données à supprimer.​​ 

  • Confirmer le message de la boîte de dialogue.